Vivium Life se prépare à la période de fin d’année. Comment ? Et vous, quel est votre rôle ?

L’approche de la fin de l’année est toujours synonyme d’augmentation significative de la charge de travail pour le département Life. Quelles sont les mesures prises par Vivium Life pour que cette période se déroule dans les meilleures conditions ? Découvrez-le dans cet article.

1. Accessibilité accrue

We zijn extra voorbereid op uw vragen:

• Notre Service Center (02/406 87 03), compte 2 collaborateurs qui font le maximum pour que votre délai d’attente soit acceptable.
• Pour ce qui concerne Life-Connect, utilisez également les lignes spéciales. Sélectionnez l’option 1 dans le menu. Nos gestionnaires expérimentés vous aident et vous conseillent. 
• Pour encore plus de soutien pendant ce rush de fin d’année, nos collaborateurs chez le Service Center et collaboratrices seront aussi joignables par téléphone les samedis matins de 9 h à 12 h , en décembre, soit les 2, 9 et 16 décembre.

 

2. Réduction des délais de traitement dans plusieurs équipes

Suite à de nombreux changements, les temps de traitement au sein des différentes équipes du Back Office ont fortement augmenté, et nous savons que cette situation est particulièrement dérangeante pour vous.

Nous travaillons sur divers aspects pour résorber ces retards, et durant la fin d'année, nous nous concentrons sur les activités prioritaires : 

• Notre service médical, vise un délai de traitement de 10 jours ouvrables pour les nouvelles affaires.
• Les prestations en cas de vie connaissent un pic en cette fin 2023. Nous garantissons que la prestation sera toujours exécutée dans les 30 jours suivant la réception de tous les documents nécessaires (mais jamais avant la date d’expiration du contrat).  
• Pour la gestion du 2e pilier, nous mettons tout en œuvre pour optimiser le délai de traitement.

   

Conseil : Saviez-vous que vous pouvez activer la partie Vie séparement ? Ainsi, pas besoin d’attendre l'acceptation médicale pour les garanties complémentaires. Vous avez ce choix dans Life-Connect. Plus d’infos dans cette vidéo.

3. Monitoring supplémentaire de Life-Connect

Toujours pendant ce pic de fin d’année, nous vérifierons en outre si toutes les fonctions de Life-Connect sont disponibles de manière optimale. Notre équipe technique est prête à remédier à d’éventuels problèmes dans les plus brefs délais. Cependant, si vous en rencontrez un , signalez-le au helpdesk le plus rapidement possible.

Et vous, que mettre en œuvre pour une fin d’année sous contrôle ?

Voici quelques autres conseils pour faciliter considérablement le traitement des dossiers :

• Nous avons déjà conseillé d'activer la partie Vie séparement.
• Les propositions portant sur des assurances fiscales avec une date de prise d’effet en 2023 doivent être complétées et les primes payées avant la fin du mois de décembre 2023. En effet, pour que ces contrats soient déductibles fiscalement, les conditions particulières doivent être effectivement émises et les primes dues doivent être payées en décembre. Nous traitons bien sûr les propositions qui doivent être finalisées par le Back-Office (acceptation médicale) avec la date de prise d’effet correcte.
• En Life-Connect, veillez à cliquer sur « Démarrer le contrat », « Démarrer l’avenant » ou « Demander la liquidation », sinon la demande ne sera pas visible pour nos services back-office, ce qui pourrait éventuellement entraîner des rappels pour les documents médicaux.
• Veillez aussi à ce que les primes soient payées en temps voulu. Il est préférable que vous transmettiez l'invitation à payer pour la première prime et la « prime de rattrapage » ou la « prime unique » vous-même à votre client. Ces paiements se font toujours par virement bancaire. Vous trouverez le « document Informations de paiement » dans Life-Connect. Vivium n’envoie donc pas elle-même cette invitation, mais un rappel sera envoyé par la poste en cas de non-paiement. La domiciliation n’est demandée qu’à partir de la prime suivante.
• Vous créez une nouvelle affaire en décembre avec une date de prise d’effet encore en 2023 ? Adaptez alors manuellement la date de prise d’effet. En effet, Life-Connect prend par défaut le premier jour du mois suivant comme date de prise d’effet.
• Utilisez autant que possible les options de signature digitale (e-sign) de Life-Connect pour les signatures des clients. Le processus de nouveaux contrats ou avenants se déroulera ainsi de manière optimale. Assurez-vous que votre client signe tous les champs sur le document. Pour cela, il doit faire défiler le texte jusqu'à la fin du document. S'il ne le fait pas, sa signature ne sera pas apposée sur le document.

   

Bon à savoir : comment repérer les primes non payées pour 2023 ?

• Seules les primes versées dans le courant de cette année offrent un avantage fiscal à vos clients au cours de l'exercice d'imposition 2024. Nous vous laissons attirer l'attention de vos clients sur ce point.
• Sur la première page de V-Connect, vous trouverez un lien vers les primes impayées pour Life. Cette liste sera mise à jour à plusieurs reprises en décembre.

Vous trouverez ici plus d'infos et un aperçu des primes maximales pour l'année de revenus 2023.

Pour terminer : un rappel concernant le registre UBO

En tant que courtier en assurances, vous devez ajouter l’extrait UBO lorsque vous souscrivez une police d’une personne morale.

Où le trouver ?

• Demandez l’extrait à votre client.
• Récupérez vous-même l’extrait du registre UBO conformément au manuel d’utilisation.

En tant que courtier en assurances, vous devez respecter la législation anti-blanchiment et vous êtes une entité assujettie, ce qui signifie que vous pouvez demander un accès gratuit au registre. Envoyez un e-mail à ubobelgium@minfin.fed.be. 
 
Attention : l’accès ne sera pas automatiquement accordé à tous les membres de votre organisation. Vous devrez attribuer le rôle approprié aux employés.
 
Vous trouverez de plus amples informations sur le site web du SPF Finances.

Vous avez d’autres questions ?

Contactez votre account manager ou le Service Center Life au 02/406 87 03. Ses collaborateurs se feront un plaisir de vous aider.

Nous vous souhaitons une bonne fin d’année !