V-Connect: Overzicht niet-actieve SEPA-mandaten Non-Life

Om u een beter zicht te geven op de ontbrekende en de niet-actieve SEPA mandaten voor de Non-Life polissen in uw portefeuille, kunt u vanaf 5 augustus een overzicht raadplegen in V-Connect. Dit Excel-bestand wordt op dagelijkse basis bijgewerkt. 

Om welke polissen gaat het?

Het gaat over alle polissen Non-Life (incl. mantelcontracten met financiële groepering), met volgende kenmerken:

• SEPA-mandaten waarvoor er geen ondertekend document werd opgeladen.
• Actieve SEPA-mandaten die werden afgesloten voor polissen met verplichte SEPA.
• Polissen met verplichte SEPA waarvoor geen SEPA-mandaat werd opgemaakt.
• Actieve SEPA-mandaten die inactief werden gezet na verschillende weigeringen bij de bank.

Waar en hoe vindt u dit overzicht terug?

Het overzicht kan u opvragen in V-Connect – Administratie – Consultatie documenten door het Type document “Niet-actieve SEPA-mandaten” te selecteren.

Welke informatie bevat het overzicht?

In het Excel-bestand kunt u per polis of mantel (VIVIUM Comfort Deal / VIVIUM Business Deal) de volgende informatie vinden:

1.Polis, SEPA-gegevens en status

• In de kolom “Actie om de SEPA te activeren” vindt u de nodige stappen die u moet ondernemen om het SEPA-mandaat in orde te brengen.
• De polissen aangeduid met ‘Y’ in de kolom “SEPA verplicht?” worden best met voorrang behandeld om te voorkomen dat ze, indien niet tijdig behandeld, automatisch naar een jaarlijkse periodiciteit worden omgevormd.

2.Overige polis-en klantgegevens

• Hier vindt u voornamelijk de betaalstatus (saldo, betwiste zaken, …) van de polis. Voor sommige acties om het SEPA terug te activeren moet het saldo van de polis eerst worden betaald. Dit wordt duidelijk aangegeven in de omschrijving van de actie.

Wat wordt er van u verwacht?

Dat u als bevoorrecht contactpersoon uw klanten begeleidt om de automatische inning van de premies (terug) in orde te brengen. Dit gebeurt op basis van de aanbevolen acties. 

Door tijdig in te grijpen vermijdt u:

• een procedure betwiste zaken in geval van niet-betaling.
• omvorming van de polis naar een jaarlijkse periodiciteit indien er geen geldig SEPA-mandaat aanwezig is wanneer dit verplicht is.

Op die manier kan een sluimerende ontevredenheid worden opgevangen en zullen deze klanten het waarderen dat ze kunnen rekenen op uw ondersteuning. 

Tip

Om u extra werk op een later moment te besparen, brengt u best het SEPA-mandaat onmiddellijk na opmaak in orde. Dit kan op twee manieren:

• Via een polistransactie in onze nieuwe module V-Connect Auto door in het menu betaling te kiezen voor de elektronische ondertekening. Deze mogelijkheid bestaat enkel voor de autopolissen die worden opgemaakt via onze nieuwe module V-Connect Auto (polissen onderschreven na 14/12/2021 en startend met polisnummer 11xxx of 16xxx). Het SEPA-mandaat wordt dan onmiddellijk geactiveerd en het getekende document wordt automatisch gearchiveerd. U moet dan geen actie meer ondernemen.
• Ondertekening op papier en opladen in V-Connect (via het menu Administratie > SEPA-mandaat opladen). Dit geldt voor SEPA-mandaten opgemaakt:
  • in de nieuwe V-Connect Auto-module waar u geen keuze maakte voor de optie elektronische ondertekening.
  • in de vertrouwde V-Connect-modules (Brand, Familiale, Indiv. Ongevallen) waar de optie elektronische ondertekening nog niet is opgenomen. Ook voor kmo-contracten (niet rechtstreeks te onderschrijven in V-Connect) dient u via V-Connect het mandaat nog op te laden.

Het SEPA-mandaat wordt automatisch geactiveerd na het opladen.

Belangrijk! Gelieve een SEPA-formulier voor een nieuwe zaak Auto, indien deze niet elektronisch getekend werd in de nieuwe module V-Connect Auto, op te laden via de gebruikelijke weg via  Administratie > SEPA-mandaat opladen.

Nog vragen? Contacteer onze afdeling Incasso Non-Life (03 244 66 19 – mandatea-nonlife@vivium.be). Zij helpen u graag verder.