Hoe maakt Vivium Life zich klaar voor de eindejaarsperiode, en wat kunt u doen?

Naarmate we het jaareinde naderen, wordt het weer drukker in Life. Welke maatregelen nam Vivium voor een vlot verloop? We vertellen het u graag in dit artikel.

1. Verhoogde bereikbaarheid

We zijn extra voorbereid op uw vragen:

• In het Service Center (03/244 40 44) hebben we 2 bijkomende medewerkers aangeworven, die ondertussen ook goed ingewerkt zijn. Daardoor zijn de wachttijden aan de telefoon tot de normale duur teruggebracht.
• Maak ook gebruik van de speciale Life-Connect lijnen. Onze ervaren beheerders helpen u met raad en daad. Kies voor optie 1.​​​
• Om u in de drukste periode van het jaar, nog beter te ondersteunen zullen onze medewerkers bij het Service Center in december ook telefonisch bereikbaar zijn op de zaterdagochtenden. Het gaat dan om 2, 9 en 16 december van 9 tot 12 uur.

2. Verkorte doorlooptijden in meerdere teams

Door de vele veranderingen zijn de doorlooptijden in de verschillende backoffice teams hoog opgelopen. We begrijpen dat dit bijzonder vervelend is voor u. 

We werken op verschillende vlakken om deze achterstanden in te halen en focussen tijdens het einde van het jaar op de prioritaire activiteiten:

• Bij de medische dienst streven we naar een doorlooptijd van 10 werkdagen voor nieuwe zaken.
• De uitkeringen bij leven kennen een piek op het einde van het jaar. Wij garanderen dat de uitkering steeds gebeurt binnen de 30 dagen na ontvangst van alle nodige stukken (maar nooit vóór de einddatum van het contract).  
• Bij beheer 2e pijler, stellen we alles in het werk om de doorlooptijd te optimaliseren.

Tip: wist u dat u het gedeelte leven apart in voege kunt laten gaan? Zo hoeft u niet te wachten op de medische acceptatie voor de aanvullende waarborgen. U krijgt hiervoor de keuze in Life-Connect. Meer info in deze video. ​​​​​

3. Extra monitoring van Life-Connect

Tijdens de eindejaarspiek monitoren we aanvullend of alle functies van Life-Connect optimaal beschikbaar zijn. Ons technisch team staat stand-by om eventuele problemen zo snel mogelijk te kunnen verhelpen. Stelt u toch een probleem vast, bel zo snel mogelijk naar de helpdesk.

Wat kunt u zelf doen voor een optimaal vlotte eindejaarsperiode?

Graag geven we nog enkele tips mee die de afhandeling van dossiers aanzienlijk vergemakkelijken:

• We noemden hierboven al het gebruik van het leven-gedeelte apart in voege te laten gaan.
• Om fiscaal aftrekbaar te zijn dienen fiscale voorstellen met ingangsdatum 2023 afgewerkt en betaald te zijn vóór eind december 2023. De bijzondere voorwaarden moeten effectief uitgegeven zijn en de verschuldigde premies moeten in december betaald worden. Voorstellen die door Back-Office verder dienen afgewerkt te worden (medische acceptatie) verwerken we uiteraard met een correcte aanvangsdatum.
• Vergeet dus niet in Life-Connect steeds op “Contract starten” , “Bijvoegsel starten” of “Uitbetaling aanvragen”, anders is de aanvraag niet zichtbaar voor onze Back Office diensten, en kan dit eventueel leiden tot rappels voor medische documenten.
• Zorg ervoor dat de premies tijdig betaald zijn. U bezorgt best de betalingsuitnodiging voor de eerste premie en “inhaalpremie” of “koopsom” zelf aan uw klant. Deze gebeuren altijd via overschrijving. Het ‘Betalingsinformatie-document’ vindt u in Life-Connect. Vivium stuurt dus deze uitnodiging niet zelf, maar bij niet-betaling volgt er wel een rappel via de post. De domiciliëring wordt pas opgevraagd vanaf de eerstvolgende premie.
• Maakt u in december een nieuwe zaak aan met ingangsdatum nog in 2023? Pas de ingangsdatum dan manueel aan. Life-Connect neemt immers standaard de eerste dag van de volgende maand als ingangsdatum.
• Gebruik zo veel mogelijk de opties voor digitale handtekening (e-sign) in Life-Connect voor de ondertekening door klanten. Zo verloopt het proces van de nieuwe contracten of bijvoegsels optimaal. Verzeker u dat uw klant alle velden op het document tekent, hij moet doorscrollen tot het einde van het document. Zoniet blijft het document ongetekend.

Handig om te weten: hoe bekijkt u de niet-gestorte premies voor 2023?

Enkel premies die in de loop van dit jaar werden gestort, leveren een belastingvoordeel op voor uw klanten in het aanslagjaar 2024. Aan u om uw klanten hierop te wijzen.

Op V-Connect vindt u op de eerste pagina een link naar de onbetaalde premies voor life. In december wordt deze lijst meermaals geüpdatet.

Meer informatie plus de maximaal aftrekbare premies in 2023 vindt u hier.

Tot slot: een herinnering rond het UBO-register

Als verzekeringsmakelaar bent u verplicht het UBO-uittreksel toe te voegen wanneer u een polis onderschrijft van een rechtspersoon.
 
Waar kunt u dat terugvinden:

• Vraag het uittreksel op bij uw klant.
• Haal het uittreksel zelf uit het UBO-register volgens de gebruikershandleiding.

 
Hebt u nog geen toegang tot het UBO-register? Vraag het gratis aan
Als verzekeringsmakelaar moet u de antiwitwaswetgeving naleven en bent u een onderworpen entiteit, waardoor u dus gratis toegang kunt aanvragen voor het register. Stuur daartoe een e-mail naar ubobelgium@minfin.fed.be. 
 
Let op, niet iedereen binnen uw organisatie krijgt automatisch toegang. U zult werknemers de juiste rol moeten toekennen.
 
Meer informatie vindt u op de website van de FOD Financiën.

Hebt u nog vragen?

Contacteer uw account manager of het Service Centre Life via het nummer 03 244 40 44. Zij helpen u graag verder.

We wensen u een succesvolle eindejaarsperiode toe!