Hebt u toestemming nodig om marketing e-mails te sturen naar uw (ex-)klanten en prospecten?

Kunt u als makelaar commerciële e-mails versturen naar prospecten of naar ex-klanten? En wat wordt er precies bedoeld met een marketing e-mail? Ontdek de antwoorden in dit artikel.

Marketing e-mail: waarover gaat het?

Een marketing e-mail is een e-mail die als doel heeft om producten, diensten, merken of ideeën te promoten. Denk bijvoorbeeld aan de aankondiging van nieuwe verzekeringsproducten, het aanbieden van kortingen of de uitnodiging voor een evenement.

Wat zijn géén marketing e-mails? Dat zijn mails die geen reclame maken voor uw diensten, producten of merk. Enkele voorbeelden: een mail over nieuwe algemene voorwaarden of een tevredenheidsenquête.

Hoofdregel: toestemming (opt-in)

Om marketingmails te mogen versturen, hebt u altijd de voorafgaande toestemming (opt-in) van de ontvanger nodig. Deze opt-in vereist een positieve en specifieke actie van de ontvanger.  

Ondanks zijn opt-in, moet de bestemmeling van uw mail, zich ook op een eerste verzoek en kosteloos kunnen verzetten tegen het ontvangen van uw berichten (opt-out). Een opt-out betekent dat u de mogelijkheid biedt tot uitschrijven.  

Het is dus erg belangrijk dat u deze opt-out in elke marketingmail op een duidelijke manier voorziet!

DO’s:

• Vraag altijd de opt-in vóór u een marketingmail stuurt naar een prospect.
• Voorzie in een actieve handeling om deze opt-in te doen, bijvoorbeeld via het aanklikken van een aankruisvakje.
• Voorzie in elke marketingmail een mogelijkheid tot opt-out bijvoorbeeld via een uitschrijflink.

DON’TS:

• Een opt-in vakje dat automatisch is aangevinkt.
• Een e-mail versturen naar de betrokkene om zijn opt-in te verkrijgen.
• Het moeilijk maken om te kiezen voor een opt-out, door de betrokkene bijvoorbeeld door te sturen naar verschillende pagina’s vooraleer hij een opt-out kan doen.

Uitzondering: bestaande en ex-klanten

Voor het versturen van e-mail marketing aan bestaande klanten is, onder bepaalde voorwaarden, een opt-in niet vereist:

• Het moet gaan om een persoon met wie u een contractuele relatie hebt of recent hebt gehad. Dat betekent ook ex-klanten, op voorwaarde dat het einde van het contract niet te ver in het verleden ligt.
• U hebt het e-mailadres rechtstreeks van de klant ontvangen (bijvoorbeeld op het ogenblik van het afsluiten van een contract). Het mag dus niet gaan om aangekochte e-mailadressen of adressen verkregen via een externe leverancier.
• Het mailadres moet verkregen zijn bij de verkoop van een verzekeringsproduct.
• Het moet gaan om producten en diensten die u zelf aanbiedt.

Belangrijk: u bent als makelaar zelf verantwoordelijk voor het beheer van de opt-ins en opt-outs!

Conclusie

• Prospecten die u contacteert per e-mail, moeten vooraf hun toestemming (opt-in) hebben gegeven. U moet hen ook altijd de mogelijkheid bieden om zich uit te schrijven (opt-out).
• Voor ex-klanten is geen opt-in vereist, op voorwaarde dat het einde van de relatie recent is. Voorzie wel altijd de mogelijkheid om zich uit te schrijven.
• Aandachtspunt: dezelfde aandachtspunten gelden voor elke andere elektronische commerciële berichtgeving (sms, chat, voicemailbericht, videotelefonie, MMS-bericht of direct bericht via sociale media of een gelijkaardig bericht dat elektronisch wordt opgeslagen).